כל פעילות כלכלית מספקתהתנועה היא מאוד הטרוגנית על החשיבות של מסמכים שנוצרים בתוך החברה או המתקבלים מן נגדיים הנלווית. המסמך עובר מספר שלבים. יצירת המסמך המקורי או קבלה בומבחוץ מתרחשת בשלב זרימת העבודה הראשון. בשלב השני מתבצע לקחת בחשבון את אימוץ המסמך והאימות שלה. שלישי - עיבוד מסמכים המשמש והעביר לארכיונים. אורך חיי המדף של מסמכים חשבונאיים שונים.
רשימת החשבונות ומסמכים אחרים,ישנם שנים עשר חלקים עיקריים לארכיון. החלק הראשון כולל מסמכים בעלי תפקידים מנהליים, פיקוחיים וארגוניים המספקים את הבסיס המשפטי לניהול מחזור מלא של מחזור מסמכים ואחסון מסמכים על ידי כל הגופים הכלכליים. אורך חיי המדף של מסמכי החשבונאות הכלולים בסעיף הראשון הוא 5 שנים.
סעיפים 2 עד 4 כוללים תכנון, מימון, תמחור, הלוואות, מסמכי חשבונאות ודיווח.
מסמכים שונים ודיווח על יישום קשרים כלכליים, טכניים, מדעיים ותרבותיים כלולים בסעיף 5.
מסמכי מידע על טיפול בפעילויות שונות של ישויות כלכליות וארגונים אחרים מכילים סעיף 6.
קיצוב, תעריפים, שכר עבודה והגנה - ניירות אלה מהווים סעיף 7.
החלק השמיני של הרשימה כולל מסמכי כוח אדם בדבר הודאה, פיטורים ותנועות אחרות של עובדים. מסמכים על פרסים שהתקבלו נשמרים גם כאן.
סעיף מספר 9 מורכב ממסמכים הנוגעים לתמיכה החומרית והטכנית של פעילויות הארגון ואחסון דברי ערך.
בחלק העשירי של הרשימה,המשקף אמצעים מנהליים וכלכליים לניהול המפעל, תורם קפדנית לציית לתקנות פנימיות, שירותי תקשורת פנימיים, שירותי תחבורה.
בחלק האחת עשרה כל המסמכים החברתיים והמקומיים המספקים אמצעים לביטוח סוציאלי, לדיור ולנושאי משק הבית.
החלק ה -12 של הרשימה כולל מאמרים על פעילותם של ארגוני איגודי עובדים ציבוריים ועמותות ציבוריות אחרות.
על פי החוק הפדרלי מס '129 של הפדרציה הרוסית,תיעוד חשבונאי (חשבוניות, חוזים, מעשים ותיעוד עיקרי אחר, רישומי דיווח חשבונאיים ודיווחי מס) נקבעים למשך 5 שנים. במקביל, בתקופה זו הארגון שומר בארכיון (עצמו או הציבור) תרשים עבודה של חשבונות, מדיניות חשבונאית, כמו גם תוכניות חשבונאות אוטומטיות המשמשים לעיבוד נתונים. תקופת האחסון של מסמכי המזומנים היא גם 5 שנים.
תיעוד כוח אדם וספרי חישוב השכרמאוחסנים במשך זמן רב מאוד. 75 שנים - תקופת האחסון של מסמכים חשבונאיים הקשורים הזמנות, שכר והכנסות אחרות, שבו כמות השכר הממוצע מחושב תלוי, אורך השירות להשגת ההפרשה לפנסיה המדינה. הפניות ודקות, מסקנות עמלות, דיווח על תנאי עבודה כבדים ומזיקים במיוחד, על פציעות תעסוקתיות, על תאונות ועל תאונות תעשייתיות מאוחסנים באותו זמן. כמות זהה של זמן לא להיפטר חוזי ביטוח, אשר הובילה מקרה הביטוח ותשלומי הביטוח.
חמש שנים של חשבונאות פיננסיתמסמכים. הספירה לאחור של תקופה זו מתחילה רק לאחר תום תקופת כהונתם. מדובר בחוזים עסקיים, חוזי ביטוח רכוש, חוזים למתן שירותי ביקורת, ואחרים. מאז תחילת פיטוריו של העובד, נשמרים הסכמים עם אחראים מהותיים, ספרי רכש ומכירות ועוד.
החוק קובע את נוהל הגשת החשבונאותמסמכים כספיים בארכיון. קנס מינהלי מסופק גם עבור פקידים האחראים ליישום הולם של סעיף זה של החוק על הבטחת שימור הפיננסי ותיעוד כלכלי אחר. עונש מינהלי על הפרת נוהל זה בהתאם לסעיף 11 של סעיף 15 של קוד מנהלי של הפדרציה הרוסית היא מקסימום של 3000 רובל. תקופת האחסון של מסמכי חשבונאות נשלטת על ידי פקחי מס וגופי המדינה.
ארכיונים לאחסון חשבונאות ואחרותהמסמכים מצוידים בחדרים מבודדים מיוחדים והם מכוסים כספות מתכת או ארונות אש חסיני אש המאפשרים להבטיח את שלמותם ואת הבטיחות המלא במשך זמן רב.
