מהו רישום המסמכים ומה צריך הארגון? בואו לענות על השאלה הבאה: ראשית - "מה", ואז כבר - "על מה".
לכן, תהליך זה הוא קיבעון של העובדה של קבלת או יצירת מסמך.
במהלכו יש מיוחדאינדקס ישירות על הנייר שנוצר או שהתקבל על ידי הארגון. אבל זה רק חצי מההליך. החלק השני - הכנסת מידע רלוונטי על "המצטרף" בטופס רישום מיוחד. המדד מורכב בדרך כלל מכמה חלקים. ראשית, זהו מספר סידורי. זה יכול להיות בתוספת עם מדדים של שחקנים, המינוח של מקרים, מסווג של מקבלי וכן הלאה. ניתן לארגן את הרכיבים ברצפים שונים. הראשון, למשל, יכול להיות מספר, ולאחר מכן את המדד nomenclatural, ואת מסווג בשימוש ניתן לציין ממש בסוף. אבל רצף הפוך אפשרי. אגב, הקצאה של מספרים מיוחדים המכילים גם שילובים מכתבים מאופיין ברישום מסמכים מכוננים.
יש לומר כי במפעלים או במשרד, רישום עולמי של מסמכים חייב להתבצע. כלומר, כל המסמכים העסקיים, הן נכנסות ויוצאות, חייב להיות מוקלט.
לאחר מכן, יש לציין כי רישום המסמכים של הארגון חייב לעמוד בדרישות הבאות:
• חד פעמי - כל שהתקבל או נוצרהתיעוד קבוע רק פעם אחת. אם אנחנו מדברים על הזמנות פנימיות, אז מהמחלקה למחלקה הם נוסעים עם מספר (אינדקס) שהוקצו בתחילת מאוד. כלל זה נכון גם לגבי התכתבות רשמית ועל פקודות של בוסים חמורים.
• עיתוי - כאן זה נועדרישום ניירות ערך שהתקבלו מחו"ל נעשה ביום קבלתם. אם אנחנו מדברים על הזמנות פנימיות, הוראות או הוראות, אז הם יכולים להיות קבועים על העובדה של חתימת על ידי העובדים האחראים (מקסימום - למחרת).
• הפרדה - עבור כל סוג של ניירות עסקיים יש קיבעון אישי (נכנסות, יוצא, הזמנות, תזכירים, דקות של הפגישה, הזמנות וכו ').
• אחידות - הטיפול החשבונאי מתבצע תמיד על פי אותם כללים. במקרה זה, טופס ההרשמה לא משנה.
• השלמות של המהות - כאשר אתה מזין נתונים בטופס ההרשמה, עליך להציג את המידע המקסימלי בו. במיוחד מבחינת התוכן של כל תיעוד.
בנוסף, קיבוע של כל המסמכים בחברה צריכה להיעשות בתוך שנה אחת (לוח שנה).
ועכשיו הגיע הזמן לענות על השאלה: "על מה?" רישום המסמכים המשמשים ארגונים מאפשר לפתור מגוון רחב של משימות. הבה נבחן את הדוגמה הכי חיה. אם אתה לוקח ולנתח מספרים סידוריים בסוף שנה קלנדרית, אז אתה יכול לעקוב אחר הצמיחה של זרימת המסמכים. מידע זה יכול לגרום לדרישות לגיטימיות של המזכיר להעלות את שכרו (כאופציה - להגדלת מספר עובדי המזכירות).
