מסמכי ייחוס מידע בעבודת המשרד של ארגונים. מטרתם ופונקציותיהם

מסמכי ייחוס מידע הם המרכיב החשוב ביותר של עבודת המשרד המודרני. הם אותם אשר מתחדשים לרוב על ידי התכתבות של מוסדות וארגונים של כל סוג של בעלות.

משמעות ותכונות

מסמכי מידע והתייחסות מלכתחילהלשחק תפקיד מתווך עזר ביחס ניירות ערך אחרים של מדיניות כוח אדם. הם אינם חובה ואינם מכילים הוראות, אך רק מספקים מידע על מצב העניינים בפועל בארגון, הם מדווחים על מידע המשמש כבסיס לקבלת החלטות ועריכת הזמנות. למסמכי ייחוס מידע יש תכונה ייחודית, אשר מורכבת הכיווניות שלהם במערכת הבקרה מלמטה למעלה, כלומר. מן המומחה הרגיל לראש המחלקה, מהראש לסגן המנהל או ישירות למנכ"ל. אבל יש חריגים, למשל, התכתבות (מכתב שירות, מברק, דואר אלקטרוני, וכו ') משמש לפתח תקשורת בין עובדים עם חובות שוות.

קפה לפי מין

מסמכי הפניה ומסמכים נוספים רביםזנים, הם כוללים: הפניות ודוחות, סיכומים, מעשים וסקירות, הערות הסבר ומכתבים, מברקים והודעות טלפוניות. הנמען שלהם יכול להיות פנימי וחיצוני. לכן

• תיעוד הייחוס פירושו ניירות בעלי אופי אישי, אשר מונפקים על פי בקשה אחת ודאגה לעובד אחד בלבד;

• הדיווח וההתייחסות נקבעים על פי המחזוריות הספציפית של מתן הנמען וזמינותם של טפסים סטנדרטיים מסוימים, התדירות יכולה להיות רבעונית, שנתית, שבועית;

• אנליטי מונפק הן על בקשות אישיות (חד פעמיות) והן על בקשות תקופתיות (רגילות), בעל אופי מאוחד, משמש לאיסוף מידע כללי.

איחוד מסמכים

הרכב, מבנה וסדר רישוםשמירת מידע נקבע בכל מפעל בנפרד במעשי הרגולציה של מדיניות כוח אדם. עם זאת, חובה להביא את כל המסמכים אחידות מסוימת הרכב הרכב. איחוד המסמכים הוא הקמת האחידות האופטימלית של הפורמט, איסוף וקיבוע של הדרישות. מאוחדים הם מסמכים עסקיים שנוצרו על פי סטנדרטים אחידים וכללים, המכילים את כל המידע הדרוש לקבלת החלטות. מסמכי מידע והפניה אינם יוצאים מן הכלל והם כפופים גם לסטנדרטיזציה. ביצוע איחוד זה הכרחי על מנת לפשט ולשפר את איכות העבודה עם מסמכים, לייעל את החיפוש שלהם, להכין ולבצע, לאפיין טפסים, להפחית את המורכבות של עיבוד ולפתח שיטות מתקדמות, וכן לצמצם את הרשימה בשימוש. הדרכה על הארגון ועל השליטה באיחוד מוקצה לארגון האם לתיאום וניהול של הדולר וה- OCTO.